Dans la série des lives Instagram les “Experts”, des professionnels viennent parler de leur spécialité pour t’en apprendre plus sur l’écologie et le bien-être au travail sur le compte @lespritgraine ! L’occasion de leur poser tes questions en direct.
Pour cette nouvelle thématique qu’il me tenait à cœur de traiter, j’ai accueilli Élodie de Smile at Job, spécialiste du management bienveillant et humain.
Bien qu’introvertie, Élodie est manager depuis 14 ans dans une PME et dirige en parallèle sa propre entreprise de coaching en management et leadership. Elle travaille aux côtés de femmes qui souhaitent développer leur posture de leaders sereines.
Rien que de le dire, ça donne envie hein ?
Dans ce live, Élodie nous livre ses conseils pour parfaire sa pratique de manager (actuelle ou future), dans le but de créer des liens durables et positifs au sein de l’entreprise.
Manager, une evolution pro, mais pas que !
Le management consiste à optimiser la gestion humaine et technique de l’entreprise, pour atteindre ses objectifs. Au-delà de cette définition très terre-à-terre, c’est aussi une opportunité unique de grandir professionnellement, de parfaire ses aptitudes. Tout en se découvrant personnellement.
Manager, c’est entreprendre un cheminement au cœur des relations humaines. Gérer une équipe, ses missions, son organisation, la communication entre ses différents membres est un vrai travail d’attention constante.
L’occasion, aussi, de se questionner soi. Devenir manager, c’est enfin un apprentissage à la remise en question régulière, une sortie de sa zone de confort pour aller affronter ses blocages personnels. On découvre quelles sont nos limites, ce qui nous épanouit et comment s’améliorer chaque jour davantage.
« Je suis persuadée que, si on ne se développe pas personnellement, on ne se développera pas professionnellement ».
Devenir manager n’est pas inné. Dans beaucoup d’entreprises, les managers sont promus parmi les éléments compétents dans leur domaine (ex. un commercial avec un bon rendement), mais pas forcément pour leurs compétences managériales. Il est important de se former pour perfectionner ses talents. Car un bon élément dans une équipe ne sera pas forcément un bon manager 😉
Vigilance donc pour toi aussi : si tu souhaites donner des responsabilités à un de tes collaborateurs, il est indispensable de l’accompagner sur ses nouvelles fonctions.
Le role du manager en 3 points clefs
Dans la vie en général, nous ressentons souvent le besoin d’être accompagné et soutenu, notamment dans nos décisions. C’est le rôle que jouent notre famille, nos amis proches, notre conjoint… et notre manager !
Le manager est le maillon reliant la direction et les équipes opérationnelles. Il fait le relais entre les décisions et les actions. Mais c’est loin d’être son seul rôle !
1. La boussole de l’équipe
Le manager est garant du cap, selon la direction que souhaite prendre la « direction » 😉. Il va ainsi remettre les équipes sur la meilleure voie quand elles s’en éloignent, grâce au recul que son rôle lui permet. Et également indiquer le chemin par lequel passer pour qu’il soit le plus facile possible (gagner du temps, améliorer les process, contacter les personnes importantes, etc.).
2. L’appréciateur bienveillant
Il appartient de même aux managers de faire des feedbacks, ou retours, aux équipes. En lien avec le premier point, on va apprécier avoir son avis quand le travail doit être réajusté, ou non. « Ou non » car, quand les missions sont bien réalisées, il appartient au manager de féliciter ses équipes d’être sur la bonne voie sans qu’il ait besoin d’intervenir.
Comme l’a souligné Élodie là où un entrepreneur solo avance sans recul et sans feedbacks (et les demande à ses clients), le salarié peut compter sur le manager qui détient cette responsabilité-clé. Indispensable pour savoir où diriger ses actions !
3. Le facilitateur de vie pro
Enfin (et c’est indispensable, bien que souvent oublié !), le manager est aussi là pour supprimer ou éviter les « irritants ».
Tu sais, toutes ces petites choses qui t’énervent au quotidien : l’imprimante qui ne fonctionne pas, le cloud qui met trop de temps à charger, un collègue injoignable… Le manager va travailler à simplifier la vie de son équipe ! Pour cela, il peut demander à ce qu’on lui transmette régulièrement une liste de soucis (et non de plaintes 😉), afin de les résoudre. Et ainsi, mettre un peu plus de joie dans le quotidien de ses collaborateurs !
Durable et positif, un choix de management
Il existe plusieurs manières de manager : selon différents styles mais aussi selon les personnalités. Les conseils que nous te donnons ici sont donc à adapter à qui tu es. Mais aussi aux personnes avec qui tu travailles.
Pour développer un management davantage durable et positif, on va ajouter 3 valeurs aux 3 points clés précédents :
- La bienveillance
- L’amour de l’humain (et du travail avec). Pour le savoir, il faut tester 😉 !
- La confiance
Créer des relations de confiance permet de plus facilement avancer au quotidien. Un climat où peut exprimer les choses qui vont bien ou non, sans se sentir en danger mais avec respect, donne l’occasion à chacun de se sentir bien sur son lieu de travail et de donner le maximum. Ce qui implique, en tant que manager, d’être prêt à entendre parfois des choses qui ne font pas plaisir, comme de devoir exprimer ses propres critiques à son équipe.
L’objectif de cette méthode de management est d’éviter autant que possible le turn over. Si tu souhaites garder tes bons éléments, il convient également de tenir compte de leur évolution dans l’entreprise et de les aider à construire leurs parcours de carrière. Ils grandiront ainsi conjointement avec l’entreprise.
On peut aussi diffuser ces valeurs à l’externe, avec nos clients, nos fournisseurs, nos partenaires…
Bien sûr, construire ce type de relations prend du temps, il faut donc faire preuve de patience et de persévérance 🙂 .
Aparté : pour des relations durables, créer une politique RH forte est indispensable. C’est-à-dire que, au-delà de prendre en compte les besoins de l’entreprise, il faut s’assurer que les humains qui y œuvrent chaque jour ont tout ce qu’il faut pour travailler dans de bonnes conditions (et donc faire du bon travail, apporter une énergie positive, de la créativité…). Cela peut inclure de proposer des temps de travail adaptés, du télétravail, etc.
« Le management durable c’est trouver des solutions équitables pour le salarié et pour la boîte. Parce que des salariés heureux, ça donne une entreprise qui avance et qui devient fructueuse. »
Comment s'occuper d'une equipe disparate ?
En tant que manager, on peut être amené à gérer des personnalités, des fonctionnements et des potentiels différents. Telle personne est plutôt du matin, quand celle-ci donne toute son énergie l’après-midi. Cette autre, encore, aime discuter et échanger, mais celle-là avance mieux en solo. Celui-ci a beaucoup de potentiel, mais celle-ci a des difficultés.
Comment créer une avancée cohérente en maniant ces diverses pièces de puzzle ?
1. Travailler les talents plutôt que les « faiblesses »
Déjà, remplaçons ce dernier mot par « améliorations » 😉 ! Ce sera une perte de temps et d’énergie pour chacun de travailler sur ces améliorations que sur le potentiel qui existe déjà.
« Dans le tennis, les joueurs ont des flux d’énergie dans le match. Quand ils sont crevés, s’ils sont bons en coup droit, et bien ils ne vont faire que des coups droits, parce que c’est leur point fort. Ce qui va leur faire gagner des points sans perdre trop d’énergie ».
Par contre, si se former est une demande d’un collaborateur, il faut l’accompagner dans son envie d’améliorer ses compétences.
2. Mettre les bonnes personnes au bon endroit
Chaque membre sera meilleur a une place plutôt qu’à une autre. Il convient donc de se pencher sur les forces de chaque personne pour la placer là où elle aidera l’équipe (et s’épanouira par la même occasion). Comme dans une équipe de basket !
3. Détecter les potentiels
Prendre le temps d’accompagner un collaborateur qui n’utilise pas tout son potentiel peut s’avérer payant pour l’équipe. Élodie préconise de créer une cartographie des talents (ceux des autres mais aussi les siens). Cela afin de les connaître et de les faire connaître (à la hiérarchie, aux autres collègues). Pour cela, tu peux te demander pourquoi tu as embauché telle personne à la base, ou tout simplement demander à chacun de citer 5 de ses talents (pros et persos).
En se focalisant à développer les talents des gens, on leur permet aussi de mieux gérer leur énergie (car ce sont nos facilités qui nous font gagner du temps). Pour les y aider, on peut proposer des formations et de nouvelles missions.
Ce peut aussi être des talents concernant davantage le quotidien de l’entreprise : attribuer à la personne qui aime rassembler le fait de rappeler les anniversaires, à celui qui aime les plantes de décorer les bureaux, etc.
Même si le manager ne peut pas révolutionner la boîte, il peut de cette manière, pierre après pierre, bâtir un meilleur cadre pour l’épanouissement de ses collègues.
4. Gérer son énergie pour gérer celles des autres
En respectant ton chronotype (ton fonctionnement journalier, alternant périodes de productivité, de créativité et de repos) avant toute chose, tu t’épuiseras moins vite dans la gestion de ton équipe.
Tu peux aussi encourager ton équipe à organiser ses plannings selon le sien, et à le communiquer aux autres membres pour plus de fluidité. La communication est indispensable, car si chacun sait quel est le meilleur moment pour s’adresser les uns aux autres, l’énergie est davantage préservée. On peut également s’informer de la meilleure façon de communiquer (un tel va répondre plus vite par e-mail, un autre par SMS, par téléphone, en direct, etc.).
Etre proche de son equipe au quotidien
1.Avoir des entretiens et des feedbacks réguliers
Que ce soit 1/2 heure par semaine ou 1h par personne, il est important d’instaurer un temps d’échange régulier. On y abordera les problématiques du moment du salarié et on fixera les priorités de la semaine (tu peux suivre une trame pour réaliser ces entretiens). Les problèmes opérationnels ne sont pas gérés à ce moment-là (pour ne pas perdre de temps, on les résoudra durant la semaine), mais on établira un suivi des actions quotidiennes pour vérifier que les objectifs de l’entreprise sont acquis au fur et à mesure. Cela te permettra aussi d’avoir tes temps de management bloqués dans ta semaine, et de dédier un échange de manière personnalisée.
« C’est pour eux l’occasion de dire : j’ai besoin de ton aide en ce moment. Ou : non, ne t’inquiète pas, cette tâche je la gère. Et on peut passer à autre chose. Au fur et à mesure, on amène de la confiance et on creuse petit à petit la relation. On manage de façon plus sereine, et non diluée. Avec ces tête-à-tête, on donne de la considération à l’autre personne ».
2. Responsabiliser en posant des questions
Le rôle d’un manager n’est pas de trouver systématiquement une solution, mais plutôt d’encourager ses collaborateurs à chercher des solutions par eux-mêmes. Sinon, tu risques de perdre un temps précieux et de mettre ton collègue dans une position de victime que toi seul peut aider. Or, responsabiliser son équipe c’est lui donner les moyens de s’en sortir sans toi. Même si tu supervises leurs missions, tu ne les prends pas par la main. L’autonomie est aussi une clé pour s’épanouir et une source de satisfaction immense. Pour cela, le manager doit se détacher du « comment » (comment la mission est réalisée) et se concentrer sur le résultat et les échéances.
3. Déléguer
En tant que manager, il est normal de passer du temps à se concentrer sur son équipe, de l’accompagner dans ses avancées et de l’aider devant les obstacles. Au final, tu devras te délester de certaines tâches opérationnelles pour optimiser ton temps. Et ce n’est pas grave !
Mais qui dit déléguer dit aussi lâcher prise sur la façon de faire. Ceux qui reprendront tes tâches ne le feront pas de la même manière que toi, mais trouveront leur propre façon de réaliser idéalement ces tâches. Encore une fois, on se concentre sur le résultat et pas sur le chemin pour y arriver. Adieu le perfectionnisme ! Par contre, on peut accompagner le temps de la transition de la tâche pour que ce soit plus simple pour la personne qui la reçoit.
Attention toutefois : on ne délègue pas QUE des tâches qu’on n’a pas envie de faire (en gardant le meilleur pour soi). Le risque est que tes collaborateurs peuvent avoir l’impression d’être des « poubelles » ! Donc on pense aussi à leur plaisir mais surtout au SENS que cette mission a pour l’entreprise et pour l’équipe. Si une mission n’a pas de sens, ou très peu, dans ce cas on peut carrément les supprimer et éviter de perdre du temps dessus.
Le delegation poker : cet outil personnalisable (créé par Jurgen Appelo) fonctionne comme un jeu. On propose une tâche à déléguer à son équipe, et celle-ci dispose de 7 cartes qui correspondent à 7 niveaux de délégation. L’équipe, en tirant une carte, partage ainsi au manager le degré de délégation qu’elle souhaite avoir pour un sujet en particulier.
- Annoncer : le manager explique sa motivation de déléguer, sans discussion possible.
- Vendre : le manager essaie de convaincre son équipe qu’il a fait le bon choix sur un sujet et de les impliquer.
- Consulter : le manager pose des questions à son équipe sur un sujet avant de prendre sa décision.
- Accord : le manager parle avec chaque membre impliqué et cherche un consensus.
- Conseiller : le manager donne son opinion mais ce seront les collaborateurs qui prendront la décision.
- S’informer : les collaborateurs décident et essayent de convaincre le manager de leur décision.
- Déléguer : le manager laisse la décision à l’équipe et leur fait confiance sans leur demander de justifier leur décision.
4. Créer une confiance mutuelle
Si l’équipe doit avoir confiance en son manager (ce qui suppose honnêteté, transparence, de reconnaître ses erreurs), le manager doit aussi pouvoir faire confiance à toute son équipe. Comment savoir si on a cette confiance ? Si tu dois t’absenter une semaine, deux semaines, le fais-tu de façon sereine ? Si non, c’est que certaines bases n’ont pas été mises en place pour que tout se déroule bien même en cas d’absence. Ce n’est pas que ton équipe n’a pas besoin de toi (rappelle-toi, tu es cet œil extérieur qui garde le cap) mais qu’elle est suffisamment autonome et sait te demander de l’aide quand elle en a besoin. Et que vous savez que chacun est suffisamment transparent pour le bon déroulé des missions. Si cette confiance mutuelle n’existe pas, il faudra se demander si la relation peut durer ou non.
Etre manager : prendre soin de soi aussi
Poser ses limites
De manière générale, tu ne dois pas subir les décisions et actions des autres, et ce, quelque soit ton rôle dans l’entreprise. Dire non, fixer ses règles et ses limites, c’est extrêmement important pour se respecter et que les autres nous respectent. Si tu ne te donne pas l’autorisation de te respecter en communiquant tes limites, les autres ne te respecteront pas non plus. CQFD.
Mais pour cela, il faut les connaître. Pose-les noir sur blanc : quelles sont tes limites à ne pas dépasser ? Que doivent respecter les autres selon toi ? Les écrire sur le papier va te permettre de les ancrer et de mieux y faire attention au quotidien. Elles seront ta boussole pour tes relations avec les autres. Ce sont tes espaces sacrés à respecter. Tu sauras ainsi quelles situations tu es prêt à accepter ou non, et pour lesquelles dire non. Tu remarqueras aussi quand tu ressentiras un malaise si tu as dit oui à une décision mais que tu n’es pas complètement d’accord avec, ce qui t’aidera à corriger le tir.
Fais la même chose avec tes priorités, car elles seront sûrement différentes de celles des autres.
Avoir la main sur son agenda
Maintenant que tu connais tes priorités, cale ton planning dessus. Si tu ne le fais pas, tu risques de donner ton temps aux priorités des autres. Et notamment ton temps de management : quand tu reçois ton équipe, que tu écoutes ses feedbacks, leurs émotions, leurs problématiques, etc. Concentre-le aux moments où tu as l’énergie pour ça (un temps où tu as envie de partager à tête reposée, d’écouter, de chercher des solutions). Le reste du temps sera consacré à tes propres projets.
Canalise les réunions : ta présence est-elle utile à TOUTES les réunions où tu es convié ? La réunion sera-t-elle annulée si tu es absent ? Un compte-rendu te suffira-t-il pour avancer dans ton travail ? Dans beaucoup d’entreprises, assister aux réunions est parfois synonyme de faire acte de présence. Nous venons quand même 35h par semaine au travail minimum, alors autant avancer sur des choses importantes pour nous et pour l’entreprise. Et donc choisir comment on gère NOTRE temps qui est précieux. Privilégie donc les réunions où tu as vraiment BESOIN d’aller.
« Il faut que l’agenda devienne NOTRE agenda, et pas celui des autres ».
Ne pas accueillir l’énergie de tout le monde tout le temps
Cela exige de canaliser ton équipe : faire des réunions utiles, où la présence des uns et des autres est vraiment indispensable, venir te parler aux moments où tu es en capacité de les écouter, pouvoir les inviter à revenir plus tard si possible.
Bien sûr, il y aura toujours des moments exceptionnels où tu pourras ouvrir ta porte pour accueillir un membre de ton équipe : colère face à une situation, problème urgent… Mais il faut bien faire comprendre que, même si tu es là pour qu’ils ne se sentent pas seuls, tu n’es parfois pas apte à accueillir tout de suite ce dont ils ont besoin. Et donc leur exprimer, afin de créer un cadre plus propice, pour toi et pour ton collègue.
Se ressourcer (essentiel)
Il y a une tâche ou un moment de la journée que tu apprécies beaucoup ? Garde ce temps pour te ressourcer quand tu en ressens le besoin (fatigue, moral dans les chaussettes, ruminations…). C’est ton petit moment plaisir à toi, que ce soit pour développer ta créativité, te plonger dans une tâche que tu adores ou aller discuter à la machine à café.
Mais c’est aussi nécessaire en dehors du travail bien évidemment ! Un moment rien qu’à toi, où tu ne te préoccupes pas de l’horloge et où tu peux te détendre (un bain, une lecture, une balade, voir des amis, faire du jardinage…).
Le petit conseil d’Élodie : prendre le temps de connaître ce qui recharge notre énergie et ce qui nous en enlève. Et dédier un moment dans notre agenda spécialement pour ça.
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